COMO E POR QUE UTILIZAR A AGENDA FINANCEIRA?

Uma agenda financeira refere-se a um planejamento de atividades relacionadas às finanças empresariais. Ela é planejada para ajudar na gestão do capital, acompanhando receitas e despesas, e planejando para o futuro, é através dela que basicamente gerenciamos os custos e lucros da empresa.

Para acessar a agenda financeira, deverá ir em:

Menu financeiro >> Agenda financeira.



Nessa tela é possível criar, alterar, excluir e dar baixa nas contas ou receitas, essas funções ficam alocadas na barra superior da tela de agenda financeira.

A agenda financeira é dividida em basicamente 5 grandes funções

• Nova conta a pagar;
• Nova despesa;
• Nova conta a receber;
• Nova receita;
• Efetuar baixa.

Criar um Nova conta a pagar:

Uma nova conta é toda despesa gerada pelo funcionamento de uma empresa, como: conta de água, luz, aluguel, entre outros.
Na tela nova conta a pagar é o local onde você pode criar e agendar suas contas.
A tela para o cadastro de uma nova conta a pagar possui os seguintes campos obrigatórios:
• O fornecedor: quem irá receber esse valor, aquela empresa que lhe forneceu algum material ou serviço;
• Centro de custo: de onde será debitado esse valor;
• Forma da cobrança: forma que será pago essa nova conta, seja através do débito, pix ou até mesmo boleto;
• Data do vencimento: data que essa conta vencerá;
• Valor do título: é referente ao valor dessa nova conta, deverá também ser informado a moeda do pagamento, caso sua base tenha mais de uma moeda cadastrada.
Outros dados financeiros podem ser adicionados, entretanto não tem caráter obrigatório.

Para acessar Nova conta a pagar, deverá ir em:

Menu financeiro >> Agenda financeira >> Nova conta a pagar.



Obs.: Nessa mesma tela é possível gerar vários pagamentos, inclusive pagamentos recorrentes.

Por exemplo: Um aluguel, onde esse pagamento é um valor fixo e recorrente com uma data de vencimento fixa.
Para configurar essa forma de “periodicidade” de pagamento deverá marcar o campo “ Desejo gerar outros pagamentos a partir deste ” na parte inferior da tela de “ Nova conta a pagar ” >> Informar o número de pagamentos total >> E o método de geração, se deseja por “ data fixa ” ou “ intervalo de dias ”, caso ponha data fixa o sistema irá utilizar a data do vencimento como padrão, para os próximos meses, caso utilize intervalo de dias, deverá informar qual o intervalo entre os pagamentos, em dias.



Obs.: É possível periodizar pagamentos que não possuem valores fixos, como contas de água, luz e outras despesas, para isso deve seguir o fluxo acima, entretanto antes de efetuar baixa no pagamento deve atualizar o valor da conta, clicando na conta desejada >> alterar >> modificar o valor do título >> salvar.

Nova despesa:

A tela de Nova despesa permite criar uma conta a pagar e dar baixa no pagamento no mesmo formulário, inserindo assim diretamente a despesa.
Por exemplo: foi realizado uma compra avulsa de um componente para reparo, onde essa compra não tinha sido planejada, como essa peça já foi comprada e paga, poderá ser lançada nessa tela, onde você indicará que ouve essa compra e já efetuará a baixa dela.
Esse formulário é utilizado para o registro de contas que já foram pagas.
A tela para o cadastro de uma nova despesa possui os seguintes campos obrigatórios:
• O fornecedor: quem irá receber esse valor, aquela empresa que lhe forneceu algum material ou serviço;
• Centro de custo: de onde será debitado esse valor;
• Forma da cobrança: forma que será pago essa nova conta, seja através do débito, pix ou até mesmo boleto;
• Data: data que foi realizada o pagamento dessa despesa;
• Valor: é referente ao valor pago por essa despesa;
• Conta: conta que será debitado esse valor.
Outros dados financeiros podem ser adicionados, entretanto não tem caráter obrigatório.

Obs.: Nessa tela é possível adicionar anexos, como a nota fiscal dessa compra.

Para acessar Nova despesa, deverá ir em:

Menu financeiro >> Agenda financeira >> Nova despesa.

Nova conta a receber:

Uma nova conta a receber representa os valores que uma empresa espera receber no futuro, seja em decorrência da venda de produtos ou prestação de serviços.
A tela para o cadastro de uma conta a receber possui os seguintes campos obrigatórios:
• Cliente: deverá informar qual o cliente que realizará esse pagamento;
• Centro de lucro: local onde será somado esse valor;
• Forma de cobrança: será o modo que cliente pagará essa conta, seja através de pix, boleto ou crédito;
• Valor da fatura: o valor pago pelo cliente, deverá também ser informado a moeda do pagamento, se seria Real ou Dólar, por exemplo;
• Data do vencimento: proza máximo para o pagamento sem a incidência de juros;
• Conta: conta que receberá esse valor.
Outros dados financeiros podem ser adicionados, entretanto não tem caráter obrigatório.

Para acessar Nova conta a receber, deverá ir em:

Menu financeiro >> Agenda financeira >> Nova conta a receber



Obs.: Um campo importante nesse formulário é o “comprovante de retenção recebido”:

O comprovante de retenção recebido é referente ao documento que atesta que foi recebido os pagamentos dos impostos, pagos pelo cliente, ao marcar esse campo você informa que foi recebido esse comprovante.

Nessa mesma tela é possível gerar outros recebimentos a partir desse.
Para configurar essa forma de “periodicidade” de pagamento deverá marcar o campo “ Desejo gerar outros recebimentos a partir deste ” na parte inferior da tela de “ Nova conta a receber ” >> Informar o número de recebimentos total >> E o método de geração, se deseja por “ data fixa ” ou “ intervalo de dias ”, caso ponha data fixa o sistema irá utilizar a data do vencimento como padrão, para os próximos meses, caso utilize intervalo de dias, deverá informar qual o intervalo entre os pagamentos, em dias.

Nova receita:

A tela de Nova receita permite criar uma conta a receber e dar baixa do pagamento nessa mesma tela, inserindo assim diretamente na receita da empresa.
Esse formulário é utilizado para o registro de contas que já foram recebidas.
Por exemplo: A empresa realizou um serviço avulso a caráter de urgência, e foi pago de imediato, essa ação pode ser registrada nessa tela, onde você informará que possui essa nova receita e já poderá efetuar a baixa dela.
A tela para o cadastro de uma nova receita possui os seguintes campos obrigatórios:
• Cliente: quem irá pagar esse valor, aquela empresa que recebeu algum material ou serviço prestado;
• Centro de custo: de onde será creditado esse valor;
• Forma da cobrança: forma que será pago essa nova conta, seja através do débito, pix ou até mesmo boleto;
• Data: data que foi realizado o recebimento dessa receita;
• Valor: é referente ao valor recebido por essa receita;
• Conta: conta que será creditado esse valor.
Outros dados financeiros podem ser adicionados, entretanto não tem caráter obrigatório.

Obs.: Nessa tela é possível adicionar anexos, como o comprovante de pagamento do cliente.

Para acessar Nova despesa, deverá ir em:

Menu financeiro >> Agenda financeira >> Nova despesa.

Efetuar baixa:

O procedimento de efetuar baixa de um determinado valor significa que o pagamento da conta ou receita foi recebido com sucesso, e que deixará de ser uma previsão, assim passará a ser incorporado no fluxo de caixa da empresa.
Para confirmar o pagamento ou o recebimento desse valor é necessário “ Efetuar a baixa ”.
Alguns campos importantes da tela de efetuar baixa da agenda financeira são:

• Data da Baixa: é a data que o pagamento foi efetuado, ou seja, a data que o valor foi depositado na conta e que aparece no extrato bancário.
• Data da operação: é a data em que essa operação está sendo realizada no sistema.
• Conciliar Lançamento: é validar que a data da baixa foi a data real do pagamento da conta.

Atualizado em: 02/01/2024